Сканування трудових книжок для Пенсійного фонду України — затребувана послуга для тих, хто хоче перевести паперові записи про стаж в електронний вигляд і мати під рукою зручну цифрову копію. Електронний формат спрощує подальше використання даних: зберігання, пошук потрібних записів, подання документів онлайн та мінімізує ризик втрати або пошкодження паперового оригіналу. Важливо, щоб кожна сторінка була читабельною: підписи, печатки, дати й номери наказів мають чітко проглядатися без «шуму», затемнень або обрізаних полів.
Під час підготовки скан-копій трудової книжки зазвичай сканують усі заповнені сторінки у хронологічному порядку, щоб інформація коректно сприймалася при перевірці. Якісне сканування передбачає правильний режим (кольоровий або відтінки сірого — залежно від стану записів і печаток), достатню роздільну здатність і акуратне вирівнювання сторінок. Після сканування сторінки можна об’єднати в один PDF-файл або підготувати окремі файли.
Для клієнта це виглядає просто: принести трудову книжку, узгодити формат результату (PDF/JPEG, один файл чи окремі сторінки), отримати готові скани на флешку, електронну пошту або в хмарне сховище. Якщо трудова книжка зношена, має заломи, вицвілі записи чи плями, професійне обладнання та коректні налаштування допомагають «витягнути» деталі й зробити копію максимально придатною для подання та архівування. За потреби також можна відсканувати додаткові документи, що підтверджують стаж (вкладиш, довідки, інші підтвердження періодів роботи), щоб сформувати повний пакет в електронному вигляді.
У нас в офісі ми можемо відсканувати вашу трудову книжку для завантаження на сайт Пенсійного фонду України. Ви отримаєте файли, котрі потім самі зможете завантажити. Оператори не займаются завантаженням книжок на сайт, а тільки сканують та записують на флешку чи відправляють на електронну пошту.
Які сторінки потрібні?
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються в хронологічному порядку та повинні відповідати таким вимогам:
-
бути кольоровими та чіткими;
-
відтворювати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
-
розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
Разом із трудовою книжкою додаються відскановані документи, що підтверджують страховий стаж:
-
документи про здобуття освіти;
-
свідоцтво про народження дитини (для жінок);
-
військовий квиток;
-
інші документи, що підтверджують періоди роботи — за потреби.
Як завантажити електронну трудову книжку
Щоб “завантажити” (тобто отримати витяг або оцифрувати) свою електронну трудову книжку, потрібно:
- зайти на вебпортал Пенсійного фонду України (ПФУ) через КЕП, «Дія. Підпис» чи BankID
- обрати розділ «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів» (для витягу) або «Відомості про трудові відносини» (для завантаження скан-копій)
- заповнити дані та надіслати запит.
- Отриманий документ (витяг) можна завантажити у форматі PDF з розділу «Мої звернення».
Помилки при цифруванні трудових книжок для ПФУ. Чому ПФУ відмовляє приймати документи:
Статус «Скасовано виконання»
Статус «Скасовано виконання» у Пенсійному фонді України означає, що звернення з оцифруванням трудової книжки містить помилки і потребує повторного подання — причина завжди вказана в полі «Повідомлення».
Найпоширеніші причини відмови
-
Технічні проблеми зі сканами: чорно-білі замість кольорових, не з оригіналу (ксерокопії), обрізані дати/номери наказів, нечитабельні печатки/підписи, скан чужої книжки.
-
Порушення оформлення трудової книжки: відсутня титульна сторінка, підпис власника, запис про зміну ПІБ, печатка установи чи підпис відповідальної особи.
-
Помилки в електронній формі: невідповідність ПІБ, РНОКПП чи інших реквізитів між сканом і даними звернення.
Як виправити і подати повторно
Перевірте поле «Повідомлення» в особистому кабінеті — там конкретна причина. Виправте (перескануйте кольорово 300 DPI, перевірте всі сторінки, дані) і подайте заново — повторні звернення обробляються швидко.
Сервіс iScan.com.ua гарантує якісне сканування трудових книжок з усіма параметрами, які приймають ПФУ з першого разу: кольорові скани 300 DPI, чіткі печатки та підписи, повні розвороти без обрізань. Усі заповнені сторінки подаються в хронологічному порядку в PDF до 1 Мб — без технічних помилок. Приходьте на пр. Науки, 7 у Харкові — отримайте готові файли на флешку чи пошту, які точно пройдуть перевірку Пенсійного фонду. Вам залишиться тільки спокійно дома завантажити вашу трудову книжку на сайт ПФУ.
Загрузка...